Het is enerzijds jammer dat het zo moet, want we zouden het erg leuk vinden om jullie allemaal weer live te zien. Maar anderzijds ook wel weer mooi dat het zo kan. Dit is niet alleen mogelijk gemaakt door de huidige stand van de techniek, maar hiervoor is ook een nieuwe wet aangenomen: de Tijdelijke wet COVID-19 Justitie en Veiligheid.

De ALV wordt digitaal gehouden op 18 mei 2020 om 20:00 uur.We beseffen ons dat het voor sommigen ongemakkelijk kan zijn dat de ALV nu digitaal is. Voor ons is het dat ook. Het kost ons veel werk en we zijn nog druk bezig om uit te zoeken hoe we dit het beste kunnen doen. We informeren je zo goed mogelijk over deze digitale ALV. Dat informeren bestaat – wat ons betreft – uit 2 delen. Ten eerste het informeren over de inhoudelijke zaken van de ALV en ten tweede het informeren over de procedure van de digitale ALV.

Inhoudelijk

In dit bericht lees je alles over de inhoudelijke zaken van de ALV. Lees het gehele verhaal, wat wij bij een normale ALV in ons mooie vernieuwde clubhuis hadden verteld. Je kunt dit nu dus in alle rust thuis doorlezen. Het is de bedoeling dat je na het lezen hiervan volledig op de hoogte bent. Het kan natuurlijk zijn dat je vragen hebt en er zijn onderwerpen waarover gestemd zal moeten worden. Als je vragen heeft of jouw stemrecht wilt uitoefenen, meld je dan aan voor de ALV.

Agenda

1. Opening en mededelingen 
2. In memoriam
3. Ingekomen stukken
4. Notulen ALV 2019
5. Financiële ontwikkelingen
   • Resultatenrekening 2019
   • Balans 2019
   • Overzicht materiële vaste activa 2019
6. Renovatie tennisbanen
7. Overige ontwikkelingen VLTC
8. Kascommissie
9. Af- en aantredende commissieleden
10. Af- en aantredende bestuursleden
11. Rondvraag
12. Afsluiting

Aanmelden voor de ALV

Als je mee wilt doen aan de ALV, dan moet je je hiervoor per e-mail aanmelden. We hebben hiervoor een apart e-mailadres aangemaakt: VLTCdigitaleALV@gmail.com. Aanmelden kan door een mailtje naar dit adres te sturen tot uiterlijk 15 mei 20:00 uur. Vermeld in de mail duidelijk je naam en het e-mailadres waarop je de uitnodiging met inloggegevens wilt ontvangen. Wij zorgen er vervolgens voor zorgen dat je een e-mail ontvangt met inloggegevens en een instructie hoe je de digitale vergadering kunt bijwonen.

Vragen stellen aan de ALV

Heb je vragen voor de ALV, stel deze dan vooraf per e-mail: VLTCdigitaleALV@gmail.com. Dit kan tot uiterlijk 15 mei 20:00 uur. Het is belangrijk dat je jouw vraag duidelijk formuleert. Wij beantwoorden alle vragen themagewijs tijdens de ALV en antwoorden ook per e-mail.

Vooraf over de procedure

Wij zijn nog druk bezig om de puntjes op de i te zetten voor de organisatie van deze digitale ALV. Het is immers ook voor ons nieuw. Waarschijnlijk houden we de vergadering met Microsoft Teams. Je kunt de vergadering dan bijwonen via smartphone, tablet, laptop of pc. Voor de smartphone of tablet is het belangrijk dat je vooraf de Microsoft Teams app download. Op de laptop of pc kun je Teams downloaden, maar dat niet per se noodzakelijk om de vergadering te kunnen volgen. Voor de deelnemers aan de ALV zal nadere uitleg over de procedure volgen.

Even op een rijtje:

• Er is geen fysieke toegang tot de ALV.
• De ALV is langs electronische weg te volgen via Teams. 
• Gehele verhaal van de ALV (en bijlagen) lees je hier. Lees dit ruim op tijd, zodat je vragen kunt stellen. 
• De ALV houden we zo kort mogelijk. Zaken waarover geen vragen worden gesteld, zullen niet besproken worden tijdens de digitale ALV.
• Leden kunnen tot 72 uur voorafgaand aan de vergadering schriftelijk vragen indienen. 
• Tijdens de ALV worden de schriftelijke vragen per thema behandeld. Vervolgvragen kunnen tijdens de ALV worden gesteld en worden zo goed mogelijk behandeld. We moeten er echter rekening mee houden dat dit lastiger is dan op een gewone ALV.
• Eventuele vragen voor de rondvraag dienen vooraf te worden ingediend.  Aanmelden en indienen van de vragen gaat per e-mail naar VLTCdigitaleALV@gmail.com.
• Voor de deelnemers aan de ALV zal nadere uitleg over de procedure volgen.