ALGEMENE LEDENVERGADERING

Algemene Ledenvergadering 11 maart 2011


Aanwezigen bestuur: Harrie van Haaren (voorzitter), Jaap Eigenraam (vice-voorzitter), Ruud de Vries (penningmeester), Joop van Gijn ( Parkbeheer) Nelly Veldhoven (secretaris) Rob Ligtenberg (jeugdcommissie)
Aanwezige leden: ca 30 stemgerechtigde leden
Afwezig met kennisgeving: Arne vd Zande, Gert vd Lelie, Bert Peters, Wim van Paassen, Kees en Irene van Eem, Sander van t Hart, Nicole Castelijn, Nadia van Teffelen, Koos en Ineke Bot, Elkan Zandvliet, Jan en Anja Carstens, Erik van Os, Ina Nieuwkoop, Arie en Ans Oosterhout, Coby Redering, Betty van Teylingen, Jeanette Nijgh, Janny Verhoeff, Bram Verhoeff, Martha Runsink, Tony Flierman
Notulen: Peter van de Belt


1. Opening
 De voorzitter opent de vergadering om ca 20.00 uur en heet alle aanwezigen van harte welkom.


2. In memoriam
 Len Janse, Gre Olthof-Visser, Dirk de Boer, Robert Jaap de Haan, Peter de Winter en de vrouw van erelid Rien vd Voorde zijn dit jaar overleden. Voor hen wordt 1 minuut stilte gehouden.


3. Ingekomen stukken
 Geen


4. Mededelingen commissies
 a. Barcommissie (toelichting: Jaap Eigenraam)
We hebben een goed jaar gedraaid. Zo goed dat we ditmaal net iets boven de norm voor de BTW uitkomen. Indien we volgend jaar weer boven deze norm uitkomen, dan kunnen we dit waarschijnlijk niet meer als incidenteel beschouwen en zullen we BTW aangifte moeten gaan doen. We proberen daar onder te blijven.
Helaas heeft Ton van Oeveren na 5 jaar besloten om te stoppen. Ton wordt hartelijk bedankt voor zijn goede werk. Er wordt nog gezocht naar een opvolger.
Brigitte en Arjan vd Starre hebben zich aangemeld voor de barcommissie. Er wordt opgeroepen voor alle mensen die het leuk vinden om wat voor deze commissie te doen om zich aan te melden. Volgend jaar zullen Dirk en Maria een stapje terug doen
b. Dagleden (Joke)
Helaas gaat Corry den Outer uit de commissie. Corry wordt bedankt voor haar goede werk voor de commissie. Er zijn het afgelopen jaar 7 toernooien geweest. Het heeft goed gedraaid. Komende seizoen gaan we op dezelfde voet verder.
Aangeraden wordt om snel aan te melden voor het Senior dag toernooi op 28 juni a.s.omdat verwacht wordt dat dit snel vol zal zitten.
c. TC (Henny van t Hof)
Er zijn komend jaar 21 teams (10 zaterdag , 7 dinsdag en 4 op zondag) en 6 Jeugdteams
d. Sponsorcommissie (Jaap)
Arjan Hofman heeft zich aangemeld. Hij heeft hier afgelopen maanden al iets aan kunnen doen. Gaat goed. Plannen om nog verder te verbeteren. De oproep wordt gedaan om je aan te melden als je ook wil helpen of als je mogelijke sponsors kent.
e. Jeugdcommissie (Rob)
Het aantal jeugdleden is omlaag gegaan. Dit is echter een momentopname. Voor de aanmeldingen, die in het voorjaar binnen moeten komen.
Het aantal actieve jeugdleden is gestegen. Er zijn meer competitieteams. Van 2 naar 6 competitieteams. Verdeling kinderen is gewijzigd. Nu ook veel kleintjes en veel 14-17 jaar. Chip and Chill draagt hier aan bij.
De jeugd mag nu tot 19.00 uur gebruik maken van de banen (gewoon afhangen).
Er zijn 4 toernooien per jaar en die worden heel goed bezocht. Dit jaar wordt extra uitwisselingstoernooi georganiseerd bij VLTC.
De commissie draait met 4 man, is een stabiele club, loopt goed.
De commissie heeft een Jeugdplan opgesteld. Items hierin zijn o.a. dat Trainers betrokken worden bij de jeugdcommissie en dat de eerstvolgende ronde gestart wordt met tenniskids.
Belangrijk: komst minibaan en oefenmuur.
Ambities: coaching voor elkaar krijgen voor de competitieteams. Kwaliteitsniveau omhoog brengen.
Open dag wordt dit jaar breed uitgemeten.
f. Parkbeheer (Joop)
Gaat goed. Banen hebben het van de winter goed gedaan.
Joop benadrukt dat er altijd gesleept of geborsteld moet worden als de banen droog zijn. Zodat vrijwilligers minder werk aan de banen hebben. Slepen als de baan nat is kan overigens geen kwaad.
Clubhuis doet het goed. Boiler is kortgeleden nagekeken, maar blijft een probleem dat hij af en toe uit kan vallen.
De klok op het dak is op 20 maart hopelijk gerepareerd.
De oefenwand komt hopelijk maandag.
g. Open Toernooi (Christopher en Bea)
Dank voor alle commissies die veel werk hebben verricht bij de voorbereiding van het open toernooi.
Nancy is afgetreden en wordt bedankt voor haar inzet.
Aantal inschrijvingen (240) was meer dan vorig jaar. Hiermee zat het toernooi eigenlijk vol.
Partijen op smash court duren gemiddeld langer dan op gravel banen. Wordt dit jaar extra rekening mee gehouden.
Dit jaar wordt het 35e toernooi georganiseerd, dus een lustrumeditie.
Na dit jaar zal de gehele commissie er mee stoppen. Er wordt een oproep gedaan voor geïnteresseerden die dit jaar kunnen meekijken/meedraaien.
Er wordt een draaiboek gemaakt voor de opvolgers.
h. Recreatie (Jenny)
Elke eerste vrijdag van de maand wordt er in de winter met ca 7 tafels geklaverjast. Iedereen is volgend jaar weer welkom
i. Vrijdagavond
 Ook hiermee gaan we dit jaar weer verder.
j. Clubtoernooi
 Vorig jaar 140 leden meegedaan. Komend jaar: op naar 150 deelnemers.


5. verslag ALV 5 maart 2010
Geen opmerkingen. De notuliste Nelly wordt bedankt.


6. Resultaat 2010 en begroting 2011
 Ruud bedankt eerst een aantal mensen. Ton voor de Baradministratie, Jan de ledenadministratie en Koos Bot voor het wegwijs maken in de administratie.
2010 hebben we weer een goed jaar gedraaid, een resultaat van EUR 11.000 positief.
Voor 2011 is de begroting doorgetrokken (voorzichtig: opbrengst lager, kosten hoger)
Extra kosten gereserveerd voor lustrumtoernooi, open dag en afronding oefenwand.
Er is een extra aflossing gedaan op de banklening. 2010 extra afgelost EUR 15.000 en 2011 ook.
Grens voor de BTW is ca EUR 68.000 omzet. Proberen er dit jaar onder te blijven om zo aan te kunnen blijven geven dat de overschrijding een incidenteel karakter had.
Inkoop prijzen zijn gestegen. Dan horen de verkoopprijzen ook te stijgen. Echter, gezien de BTW grens wordt nog bekeken in hoeverre dit verstandig is.


7. kascommissie
 Dirk: Koos en Dirk hebben de verklaring afgegeven, zag er goed uit.

8. Bestuursverkiezingen:
 Aftredend:
• Nelly Veldhoven (secretaris). Eigenlijk was ze vorig jaar al afgetreden, maar ze heeft zich ook dit jaar nog ingezet als secretaris. Ze blijft de website en het clubblad doen.
• Ton van Oeveren (barcommissie). Na 5 jaar financiën Barcommissie gedaan te hebben treedt Ton af.
• Corry den Outen (dagledencommissie)
• Nancy Boks open toernooi commissie)
Nelly, Ton, Corry en Nancy worden hartelijk bedankt voor de bewezen diensten en krijgen een bos bloemen.
Toekomstige bestuursleden:
• Peter van de Belt (secretaris)
• Arjan Hofman (sponsorcommissie)
Zowel Peter als Arjan worden met unanieme stem gekozen en vervolgens benoemd.
Herkiesbaar:
 • Joop van Gijn
• Jaap Eigenraam
• Harrie van Haaren
Joop, Jaap en Harrie zijn herkozen. Harrie heeft aangegeven nog 1 termijn van 2 jaar beschikbaar te zijn.


9. Contributie (Jan)
 Jan stelt voor om de contributie voor niet-VLTC zomerleden te verhogen. Om pasjes te krijgen voor het afhangsysteem dienen deze mensen namelijk aangemeld te worden bij de KNLTB. Dit kost EUR 18,75 per lid. Er blijft voor VLTC daardoor minder over aan een winterlid die NIET ook zomerlid is en dat is niet redelijk. Het Bestuur zal hierover nadenken. Het gaat om ca 40 leden.
Voorgesteld wordt door het bestuur om in de winter geen introducees toe te laten. De reden hiervoor is de lage wintercontributie. Hierop is vanuit de leden veel commentaar. Genoemd is:
Als zomerlid niet een keer mee kunnen tennissen met je tennismaatjes die wel winterlid zijn. Bijvoorbeeld in de aanloop naar de voorjaarscompetitie.
Introduceren lukt vaak niet omdat er niemand bij de bar aanwezig is. Gesteld wordt dat de leden zelf de verantwoordelijkheid kunnen nemen om te zorgen dat de kosten voor een introducee afgedragen worden.
Iemand die overweegt lid te worden van VLTC zou niet geïntroduceerd mogen worden. Dat is niet erg gastvrij.
Gezien het commentaar wordt dit door het bestuur heroverwogen. Voor de winter wordt hier op teruggekomen.
Aangegeven wordt dat ook in de winter iedereen dient af te hangen


10. Minibaan
 Fonds Schiedam Vlaardingen krijgt een applaus voor de flinke bijdrage aan de minibaan en oefenmuur (EUR 25.000).
Open dag: Amazing stroopwafels, poffertjeskraam, luchtkussen, opblaaskasteel, ballonnenactie (gratis lidmaatschap is te winnen) en tennis clinic door de trainers van VLTC . Opening door Vera Kalf (Wethouder)


11. Rondvraag:
 Nelly vind het heel leuk dat bestuur verjongd is. Applaus
Aandacht voor de grote clubaktie. Gevraagd of de jeugd hier weer wat aan wil doen. Valt eigenlijk na afloop van het seizoen. Begin schooljaar. Word opgepakt. Levert een hoop geld op.
De banen gaan op 1 maart open voor de zomerleden.
Pasjes kunnen op bepaalde data worden opgehaald. Per post blijkt onveilig te zijn.
Voorgesteld wordt om terrasfakkels of terrasverwarming voor het najaar neer te zetten. In het kader van het milieu is vorig jaar besloten om dit niet te doen.
Op de open dag mag getennist worden door niet-winterleden.
Christopher vraagt hoe er wordt omgegaan met de introducés in de winter. Het bestuur geeft aan het voorstel te heroverwegen en rekening te houden met het besproken commentaar.


12. Sluiting
 Niets meer aan de orde zijnde, sluit de voorzitter de vergadering om ca 21.15 uur.
 

Verslag Algemene Ledenvergadering 5 maart 2010

Aanwezig bestuur: Harrie van Haaren (voorzitter), Jaap Eigenraam (vice-voorzitter), Joop van Gijn (Park-kantinebeheer),Nelly Veldhoven (secretaris), Rob Ligtenberg (Jeugd commissie)
Aanwezige leden: ca 30 stemgerechtigde leden.
Afwezig met kennisgeving: Henk de Graaf, Trudie Sio, Joke Hulspas, Coby en Peter Redering, Arne v.d.Zande, Jeanette Nijgh, Martha Runsink, Nadia van Teffelen, Betty van Teijlingen. J.Carstens en Hennie van ’t Hof.
Verslaglegging: Nelly Veldhoven

1. Opening

De voorzitter opent de vergadering om ca 20.00 uur en heet alle aanwezigen van harte welkom.

2. In memoriam
Dit jaar zijn binnen onze club een tweetal leden ontvallen t.w. Nora Knoester en Piet van Teijlingen. Voor hen vraagt de voorzitter 1 minuut stilte.

3. Ingekomen stukken.
Geen.

4. Mededelingen commissies
Barcommissie:
Binnen deze commissie draait alles naar wens en was dit jaar het batig saldo aan de hoge kant zodat we BTW plichtig worden. Martha Smalbeek heeft haar taak neergelegd en Jaap bedankt haar voor de jaren dat zij de bar heeft beheerd. Binnen de commissie heeft Martha reeds afscheid genomen.
Jaap bedankt ook Jan Carstens voor de jaren dat hij het voorzitterschap van deze commissie op zich heeft genomen. We hopen dat het met zijn gezondheid spoedig beter gaat. Jan blijft wel binnen de commissie beschikbaar.
De barcommissie is dringend op zoek naar vrijwilligers die de commissie kunnen aanvullen.
Dagledencommissie:
In 2009 zijn er 8 toernooien georganiseerd waarvan 1 binnentoernooi en dankzij het goede weer kon de rest van de toernooien buiten gespeeld worden.
Het Seniorenplus toernooi was al snel volgeboekt alhoewel op de dag zelf, het regenweer zorgde voor een “latere” start.
In 2010 organiseren zij in totaal 7 toernooien waarvan 1 binnen- en 2 dagtoernooien.
Het eerste dagtoernooi is hun “Lustrum”toernooi op 15 april 2010 vanwege het 40-jarig bestaan.
Technische commissie:
Dit jaar zijn er 26 teams; 10 op zaterdag, 4 op zondag, 7 op dinsdag en 5 jeugdteams waarvan 4 op woensdag spelen en 1 op zaterdag.
Op 3 april start deze voorjaarscompetitie.
Sponsorcommissie: Jaap
Deze commissie is zeer dringend op zoek naar leden aangezien het enige lid van deze commissie bestaat uit Jaap Eigenraam en hij mede gezien zijn werk niet voor 100% hiervoor kan inzetten.
Desondanks is het sponsorbedrag t.o.v vorig jaar verdubbeld maar dat komt mede doordat de eigen leden, sponsors benaderen en deze doorgeven aan Jaap.
Jeugdcommissie: Rob Ligtenberg
Had de jeugd in 2009 slechts 2 teams, voor 2010 hebben zij uit kunnen breiden tot 5 teams.
Jammer genoeg is het ledenaantal van 101 teruggelopen naar 89. We hebben hoge verwachtingen van de Open Dag mede gezien de clinic die dan geegven wordt voor jeugd en volwassenen.
Astrid Janssens en Nick Breur zijn toegetreden tot deze commissie en Rob heeft nog enkele namen in gedachten die hij wil benaderen. De jeugd wordt momenteel getraind door Hendrik-Jan, Rene, en Richard v.d. Berg zodat zij meer competitiegericht zullen worden. 2010 is het jaar waarin Rob en zijn team een Jeugdplan op gaan stellen met een financiele verantwoording.

Parkbeheer: Joop van Gijn
Joop geeft een terublik op ons type baan. De banen zijn op dit moment nog erg zacht vanwege het dooiwater en de regen die gevallen is..De hoeveelheid zand die na het spelen mee naar binnen gelopen wordt valt tegen.Binnenkort worden de lage stukken van het hekwerk de zgn “Ledikanten” iets omhaag gehaald zodat er met een hark onderdoor gesharkt kan worden. Er komen nieuwe bankjes en een aantal nieuwe sleepnetten ook worden de netspanners vervangen. Inmiddels hebben baan 1 en 7 een doorgang gekregen zodat de ballen, zonder om te lopen, kunnen worden opgehaald.
In de 1e week van juni komt Arcadis voor een grote beurt aan de banen. Clubhuis bevindt zich in goede staat. De bierpompinstallatie is verwijderd omdat er een nieuwe installatie komt in de week van 8 t/m 15 maart, De nieuwe installatie wordt onder de bar geplaatst en werkt met een koelkast waarin de vaten komen te staan. Er kunnen dan 3 soorten bier getapt worden.
Het doorgeefraam zal wegens inbraakgevoeligheid komen te vervallen, hiervoor in de plaats komt een glasruit met bovenin ventilatieroosters.
Slepen van de banen: Bij vochtige banen en nat zand NIET slepen in alle andere gevallen ALTIJD slepen.

Opentoernooicommissie: Nicole Casteleijn
Nicole geeft alle commissies een compliment voor hun werk in het afgelopen jaar.
In 2009 waren er wat minder inschrijvingen voor het Open toernooi vanwege de vakantieperiode. Categorie 3 blijft een lastige categorie, de commissie krijgt wel toezeggingen maar uiteindelijk zijn er maar een paar deelnemers.Ook dit jaar gaat de commissie weer alles op alles zetten om dit doel te realiseren en er een gewelidg toernooi van te maken.
Regina Dinkla heeft afscheid genomen maar met de aanvulling van Bea Akerboom en Christopher Anderton gaat de commissie met vol enthousiasme beginnen in week 31
Ook het bestuur zou graag deelnemers in categorie 3 willen maar helaas beschikken we zelf niet over zulke spelers. Gebleken is dat het prijzengeld niet het belangrijkste schijnt te zijn maar wel de gezelligheid van een toernooi.
Recreatiecommissie:
Alhoewel deeze commissie geen vaste bezetting heeft, maar bestaat uit diverse personen draaien toch een aantal leuke evenementen, georganiseert door deze personen zoals : 50 min toernooi, klaverjassen, vrijdagavondtoernooi, bridge en helaas het toernooi dat dit jaar vanwege weersomstandigheden niet door kon gaan, het Snerttoernooi.
Het bestuur is hiermee zeer verheugd.

5. Verslag Algemene Ledenvergadering 2009
Er zijn geen op- of aanmerkingen ovr dit verslag.
N.a.v. dit verslag deelt de voorzitter mede dat het plan om een Stichtingsbestuur te gaan vormen, is afgeblazen.

6. Resultaten 2008, Begroting 2009: Koos Bot
Het afgelopen jaar hebben we geen grote financiele uitgaven gedaan waardoor 37.000 euro kon worden afgelost op de lopende rekening. Wat betreft de te betalen BTW moeten we nog afwaqchten wat het resultaat bedraagt.
Koos maakt een ieder erop attent dat bij het BTW plichtig zijn een aantal dingen goed in acht genomen dienen te worden omdat dit verplichtingen zijn die behoren bij de BTW plichtigheid. Zo moeten: Alle inkopen op naam van VLTC tennisvereniging komen te staan, bonnetjes die onder eigen naam staan of gedeelten van inkopen op een bon zonder naam kunnen niet in de boekhouding worden aangenomen. Let hier Allen op !

7. Kascontrolecommissie:
Op 24 februari heeft Dirk Kousenmaker de kas gecontroleerd en goedgekeurd en stelt de Algemene Ledenvergadering voor Koos Bot voor dit boekjaar decharge te verlenen. De leden gaan hiermee akkoord. Voor 2011 stellen koos Bot en Dirk kousemaker zich beschikbaar als kascontrolecommissie.

8. Bestuurverkiezingen:
Toegetreden penningmeester: Ruud de Vries
Toegetreden tot jeugdcommissie: Nick Breur en Astrid Janssen
Afgetreden secretaris Nelly Veldhoven

Commissies/Ledenadministratie
Afgetreden bardienstcommissie Martha Smalbeek
Afgetreden Jeugdcommissie Jacqueline Korendijk, Gaby van Houten
Afgetreden Open toernooi comm Regina Dinkla

Uit hande van het bestuur ontvangt Nelly Veldhoven een bos bloemen met dank voor haar inzet als secretaris. Nelly zal haar taak ad-interim nog vervullen totdat er een plaatsvervanger gevonden is.
Alle andere, niet aanwezige aftredende zullen hun bloemen nog ontvangen.
Penningmeester
Ruud is een 43-jarige vader van 2 kinderen en woonachtig in Vlaardingen, hij is actief lid van D66, staat op de 6e plaats van de kieslijst. Hij vertelt bij PGM als manager operations te werken afdeling pensioenen. Hij is bedrijfskundig Informaticus m.b.t de financiele sector. Heeft sinds 1 jaar ook een zelfstandig bedrijf:
Ruud zit nu 1 jaar als lid bij VLTC en is van mening dat leden ook iets voor de vereniging kunnen doen. De vergadering gaat per acclamatie akoordmet zijn benoeming tot Penningmeester.

9. Contributie Zomer en Winter.
Het ledenaantal is afgenomen van 538 (waarin 57 niet KNLTB leden) naar 487 (waarin 10 niet KNLTB leden) Hopelijk levert de Open dag weer een aantal nieuwe leden op.
Winterlidmaatschap = 60 euro, (geen VLTC-lid) Daglid in de winter = 40 euro. Senior-winterlid = 50 euro.Het jeugdlidmaatschap van jeugd tot 8 jaar wordt 25 euro
De vergadering gaat per acclamatie hiermee akkoord.

10. Jeugd mini-baan
De aanleg van de jeugd minibaan gaat ongeveer 51 000,= euro kosten hierin zit inbegrepen het verplaatsen en opnieuw opzetten van fietsenstalling en speeltuin de noratiskosten m.b.t de grond, eigen middelen met een bedrag ad 27.533 euro.
We zullen eerst goedkeuring moeten verkrijgen van de Gemeente voordat we kunnen beginnen.

11. Rondvraag
In ons clubblad stond aangekondigd dat Harrie en Jaap in 2010 af zullen treden. Dit had moeten zijn: dat zij voornemens zijn om af te treden mits er andere kandidaten voor hun taken gevonden zijn. Elke vereniging zit gebonden aan een statutaire ambttermijn en in 2010 zouden zij 5 jaar hun taak hebben uitgevoerd. Het bestuur gaat dit vastleggen in een te vernieuwen Huishoudelijk Reglement.
Ans van Oosterhout vraagt waarom in Groot Vld stond vermeld dat het Snerttoernooi niet doorging.
Antw: voor zover wij weten heeft niemand van de vereniging dit aan Gr. Vld doorgegeven maar Nelly denkt dat zij dit van de VLTC site hebben afgehaald.
Blijft alleen de kwestie dat zulke dingen wel in de krant worden gezet terwijl sommige ingezonden stukjes nooit verschijnen. Jammer dat dit gebeurt is.
Is het mogelijk om tijdens de winter, de banen zelf te mogen kiezen, dit i.v.m de verlichting. Jan Veldhoven zal dit nakijken en navragen bij Afhangbord.nl.
In het clubblad stond een foutieve datum boven de evenementenkalender.
Het zomerseizoen begint dit jaar voor de banen op 27 maart.

12. Sluiting
Niets meer aan de orde zijnde, sluit de voorzitter de vergadering om 21.15 uur